Enterprise Content Management
Enterprise Content Management – Dokumentenmanagement 2.0: 

Wo ist die Rechnung von Lieferant Müller? Hat Kunde Schmidt schon sein Angebot erhalten? Welche Version der Unternehmenspräsentation ist aktuell und wo ist die abgelegt? Diese und andere Fragen beschäftigen wahrscheinlich auch Ihre Mitarbeiter täglich – und kosten viel wertvolle Arbeitszeit. Dabei geht es auch einfacher, schneller und damit insgesamt effizienter: Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS), das alle Dokumente zentral in einer Datenbank verwaltet, sich bequem nach unterschiedlichen Stichwörtern durchsuchen lässt und mit individuellen Berechtigungen sicherstellt, dass jeder Mitarbeiter nur auf die Dokumente zugreifen kann, die für seine Aufgaben erforderlich sind.

Ein DMS vereinfacht Workflows im Büro bereits deutlich: Ein papierbasiertes Dokument, etwa eine Lieferantenrechnung, wird direkt nach Eingang gescannt und im DMS eingepflegt. Damit entfällt die Notwendigkeit, die Papierrechnung intern weiterzugeben, Prüfung, Freigabe und Anweisung der Zahlung lassen sich bequem digital und ohne zeitintensive Laufwege erledigen.

 

Ihr neuer digitaler Arbeitsplatz – Enterprise Content Management

Bei der Brinova Systemhaus GmbH bieten wir mit AMAGNO ein modernes und innovatives System, das die Verwaltung und Archivierung aller Dokumente – E-Mails, Belege, Rechnungen, Korrespondenz usw. – einfacher macht. Dank so genannter „digitaler Magnete“ werden neue Dokumente automatisch in Kategorien einsortiert; das kann eine Kundennummer sein, ein Projekt oder eine Mappe mit Referenzobjekten. Die Kategorien helfen Ihnen dabei, die Dokumente zu strukturieren, zu sortieren und automatisiert zu archivieren.

Und AMAGNO kann noch mehr: Dank Funktionen wie einer automatischen Versionsverwaltung werden ältere Versionen eines Dokumentes nicht einfach entfernt, sondern mit eigener Versionsnummer im digitalen Archiv abgelegt. So erfüllen Sie ohne operativen Mehraufwand die gesetzlichen Anforderungen zur Archivierung von Dokumenten und sind jederzeit in der Lage, auf ältere Versionen zuzugreifen. Ein solcher digitaler Arbeitsplatz spart Ihnen und Ihren Mitarbeitern viel Arbeitszeit, schont dabei die Nerven und hilft Ihnen, sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren: Ihr Geschäft.

 

DMS oder ECM? Hauptsache, es funktioniert.

Oft ist im Zusammenhang mit DMS auch von Enterprise Content Management (ECM) die Rede. Während ein klassisches DMS den Fokus auf digitale Dokumente legt und vor allem das Ziel verfolgt, die Papierberge im Büro zu verringern, geht ein ECM wie AMAGNO einen entscheidenden Schritt weiter: Statt die Dokumente einfach nur in einer Datenbank zu verwalten, beinhaltet AMAGNO zahlreiche Funktionen, um digitale Workflows zu vereinfachen.

Darüber hinaus bietet das Programm zahlreiche Schnittstellen, mit denen auch Ihre Kunden und Lieferanten digital angebunden werden können. Datensatz statt Papier, das schont die Umwelt und spart Geld. Und Sie können es sowohl im Büro nutzen wie auch von unterwegs, denn mobile Geräte lassen sich ebenso einbinden wie Ihr lokaler PC.