E-Mail-Archivierung
Rechtskonforme E-Mail-Archivierung – wir haben die Lösung für Sie

Die E-Mail ist aus der Unternehmenskommunikation nicht mehr wegzudenken. Eine Frage an einen Kollegen stellen, ein Angebot an einen Kunden verschicken, das geht schnell und einfach per E-Mail. Doch mit der Zeit wird der Datenbestand immer größer, die Antwortzeiten des Systems länger und das, obwohl die wenigsten alten Mails tatsächlich noch benötigt werden. Allerdings dürfen Sie diese nicht einfach löschen, um das System wieder schneller und performanter zu machen, vielmehr müssen Sie rechtliche Anforderungen berücksichtigen und auch elektronische Post ebenso lange archivieren wie ihre Pendants auf Papier.

 

Gesetzliche Anforderungen an die Mail-Archivierung

Der Gesetzgeber verlangt von Unternehmen, dass sie alle relevanten Dokumente für nachträgliche Prüfungen, etwa durch das Finanzamt oder Sozialbehörden, über Jahre aufbewahren. So müssen einige Dokumente mindestens sechs Jahre lang archiviert werden, und unter anderem für Handelsbücher, Inventare, Bilanzen oder Personalakten gilt noch eine längere Archivierungsfrist von zehn Jahren. Dabei unterscheidet der Gesetzgeber hierbei nicht zwischen papierbehafteten und digitalen Dokumenten, beide müssen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

Die rechtlichen Anforderungen gehen sogar noch weiter, denn digitale Dokumente wie eine E-Mail dürfen nicht einfach ausgedruckt und dann im Ordner abgelegt werden. Vielmehr muss die E-Mail in ihrer ursprünglichen Form, also als digitales Dokument, archiviert werden. Und dabei auch den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) genügen, die mit Wirkung zum 1. Januar 2015 die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) abgelöst haben. Diese Grundsätze bilden die verbindliche rechtliche Basis für die Archivierung unternehmensrelevanter Dokumente aller Art.

 

Eine professionelle E-Mail-Archivierung als Chance für das Unternehmen

Doch nicht alleine die gesetzlichen Vorgaben sollten Sie veranlassen, über eine Lösung zur Archivierung Ihrer E-Mails nachzudenken. Denn mit einem intelligenten Archivsystem können Sie auch die Leistungen Ihrer IT verbessern, und das ohne zusätzliche Investitionen in leistungsfähigere Hardware oder mehr Speicher. Lagern Sie Altbestände Ihrer Mails aus und erhöhen Sie so die Performance Ihres Systems – auch beim Backup. Denn je weniger Daten dabei gesichert werden müssen, desto weniger Zeit und Speicherkapazität sind dafür erforderlich.

Mit den Lösungen der Brinova Systemhaus GmbH können Sie sowohl sämtliche rechtliche Anforderungen erfüllen und gleichzeitig Ihre Systeme entlasten. Für den Anwender sind die archivierten eigenen Mails jederzeit wieder abrufbar, so gehen auch für interne Anforderungen keine Informationen verloren.

 

Nutzen Sie unsere Expertise und unsere starken Partner

Wenn Sie sich für Lösungen zur professionellen E-Mail-Archivierung interessieren, ist unser Vertrieb genau der richtige Ansprechpartner. Im ersten Schritt analysieren wir Ihre IT-Umgebung und die Datenstrukturen und begleiten Sie bis zum Go Live und darüber hinaus. Bei Fragen und Problemen stehen Ihnen unsere erfahrenen Mitarbeiter mit Rat und Tat zur Seite, vor Ort oder per Fernwartung.